Un principio básico por el que creo que todo proyecto de gestión de la pequeña y mediana empresa ha de empezar, es la dirección estratégica. Hasta hace muy poco se pensaba que estas herramientas solo las podían aplicar las grandes empresas con grandes equipos de dirección. Con el paso del tiempo se ha comprobado que esta herramienta se puede aplicar a cualquier empresa independientemente del volumen que tenga, todo es cuestión de proporciones.
Hay que buscarle la utilidad y la dimensión de cada apartado, adaptándolo a nuestras necesidades. Un esquema básico por el cual se podría empezar a trabajar, sería el que se detalla a continuación:
https://www.dropbox.com/s/ah79lwyqpxxqdan/direcci%C3%B3n%20estrategica.jpg
La Misión, hace referencia a, Quien somos, es quizá la parte más romántica, contar con una definición de nosotros mismo, que nos ayude a posicionarnos. Si sabemos quién somos, será más fácil transmitírselo a los demás. El análisis del entorno del sector y el análisis interno se definen aplicando el modelo de las cinco fuerzas competitivas de Michael Porter, DAFO.
Donde haremos una reflexión sobre las Amenazas y Oportunidades que se nos presentan, así como de las Fortalezas y las Debilidades que poseemos para poder desarrollar un trabajo más eficiente. En resumen el proceso se desarrolla de la siguiente forma:
A cada debilidad y amenaza hay que asignarle unos objetivos, a continuación, estrategias y por ultimo un Plan de acción. Los objetivos generales pueden ser, el beneficio, la calidad, la tasa de crecimiento, el liderazgo, etc. En cualquier caso deben ser claros, concretos y realistas. Algunos de los objetivos generales que comparten muchas compañías son:
• Alcanzar un determinado nivel de rentabilidad
• Aumentar cuota de mercado
• Crecer
• Reducir costes
• Mejorar la calidad.
• Mejorar la imagen.
• Lograr satisfacción del personal, clientes, propietarios.
La siguiente herramienta que podemos utilizar, para no extendernos demasiado en la dirección estratégica y que pueda tener un sentido práctico para las pyme, es el Cuadro de mando Integral,(CMI). es una herramienta que traduce la estrategia en un conjunto de objetivos relacionados, medidos a través de indicadores y ligados a unos planes de acción que permiten alinear el comportamiento de los miembros del equipo y adecuarlo a la estrategia.
Los elementos fundamentales para diseñar un CMI, son 4. El primer elemento atiende a las tres “W” What?, ¿Qué? Responde a los Valores que tenemos como empresa. Who? ¿Quién? Responde a la Misión, lo que somos. Por ultimo Why? ¿Por qué?, responde a nuestra Visión, porque estamos aquí, y que queremos ser en el futuro.
El segundo elemento correspondería a la elaboración de un mapa estratégico que englobe las cuatro P:
• Perspectiva financiera
• Perspectiva del cliente
• Perspectiva interna o de procesos
• Perspectiva de crecimiento, infraestructuras o innovación.
el tercero la identificación de las metas e indicadores con un porcentaje de cumplimiento real para desarrollar y por último las iniciativas estratégicas. Para que el lector pueda tener una idea más cercana a lo que comento incluyo el siguiente esquema de un mapa estratégico:
En cuanto a los indicadores y metas, para tener una idea aproximada también aporto el siguiente esquema. Entiendo que es más visual que una descripción del proceso.
Pero toda esta información y estrategias no serían nada si no contamos con la lógica, estas herramientas desde mi punto de vista, deben contar con el apoyo de lo que coloquialmente se denomina Contabilidad Analítica. No es más que la capacidad de tomar decisiones en base a la información que nos dan los números.
Es muy útil para la optimización de los diferentes departamentos productivos y para llevar a cabo de forma exitosa la consecución de objetivos. Con una anticipación en el tiempo importante, para no llevarse sorpresas. También es un indicador de nuestra gestión, “como lo estamos haciendo, y donde debemos poner el foco de atención en nuestro negocio”.
En multitud de ocasiones en este sector creemos que lo hacemos bien porque todos los días hacemos caja, nada más lejos de la realidad, cuando analizamos usando las herramientas de los ratios, y llevamos de forma diaria la cuenta de explotación. Los resultados son asombrosos. Por ejemplo:
- • Podemos ver el porcentaje de inversión en materia prima con respecto a los ingresos.
- • Podemos calcular el ratio de ocupación por mesa, lo cual nos hará pensar en la dimensión y necesidades en cuanto a personal y materia prima necesitamos para atenderla.
- • Podemos calcular el punto muerto del negocio en unidades monetarias, importantísimo, saber cuánto nos cuesta levantar la persiana diariamente. O también se puede aplicar a, número de clientes por día que necesitamos para cubrir gastos. De la misma forma podemos averiguar cuantos días necesitamos para empezar a recibir beneficios.
Todas estas herramientas se pueden llevar a cabo de forma muy sencilla, en realidad son simples fórmulas matemáticas aplicadas en una tabla Excel. Os pongo un ejemplo para el cálculo del punto muerto de un negocio:
Punto muerto = Costes Fijos / 1-% costes variables.
Esta es la fórmula, ahora una aplicación práctica:
Ej: Si en un restaurante tenemos unos costes fijos de 30.000€ y unos costes variables con respecto a las ventas del 30% mi punto muerto será:
30000/ 1-0.30 = 42857
A partir de 42857€ empezaré a obtener beneficio, pero hay que hacer una pequeña observación a este respecto, si gano 2000€ en este periodo, mi beneficio real sería 2000 menos 0.30%(coste variable) = 1400€ este es mi beneficio real.
Las compras también se pueden rentabilizar las variables siguientes:
• Coste de materia prima
• Financiación con proveedores
• Inversión en Stock del almacén.
En cuanto a coste de materia prima, caemos en el siguiente error, creemos que cuando vendemos 1€, ganamos 1€ pero en realidad solo ganamos 0.15€ o 0.20€. Sin embargo cuando ahorramos 1€, ganamos 1€.
En cuanto a financiación con proveedores siempre interesa aumentar el periodo medio de pago, porque así dispondremos del gasto mensual en materia prima para amortizar otros gastos durante 30 días, pero cuidado al vencimiento siempre tendremos que disponer del importe de la deuda.
Otro punto a tener en cuenta en el control del almacén, es el índice de rotación que se expresa en el número de veces que se consume al mes, el stock. Desde un punto de vista económico interesa que este ratio sea lo más alto posible, sin que llegue a producir una rotura de stock.
La fórmula para su cálculo es:
Índice de Rotación = Consumos / Stock final.
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